¿Por qué hacer seguimiento?
Planificar sin hacer seguimiento es como programar el GPS y cerrar los ojos mientras manejas. El seguimiento te permite saber si vas por buen camino, si estás atrasado, o si necesitas ajustar la ruta.
Indicadores clave (KPIs) de un proyecto
Un KPI (Key Performance Indicator) es un número que te dice cómo va algo. Para proyectos, los KPIs básicos son:
- % de avance: proporción del trabajo completado vs. planificado. Ej: plan 50% al día 15, real 35% = vamos atrasados.
- Variación de costo: diferencia entre lo presupuestado y lo gastado. Ej: presupuesto $5M, gastado $5,8M = sobrecosto de $800K.
- Tareas vencidas: número de tareas que pasaron su fecha límite. Ej: 3 de 20 = 15% de mora.
- Satisfacción del cliente: percepción del sponsor sobre el avance.
- Riesgos activos: cantidad de riesgos que se han materializado.
El reporte de avance
Es el documento periódico (semanal o quincenal) que resume cómo va el proyecto. Un buen reporte tiene: semáforo general (🟢 verde = en tiempo y costo / 🟡 amarillo = con alerta / 🔴 rojo = con problemas), logros del periodo, próximos pasos, riesgos/problemas y solicitudes al sponsor.
💡 El semáforo es tu mejor amigo: usar colores (verde/amarillo/rojo) para comunicar el estado general del proyecto es extremadamente efectivo. Los ejecutivos no tienen tiempo para leer reportes largos. Un semáforo les dice en 1 segundo cómo va todo.